FIFO i FEFO u magacinu: rokovi trajanja, lotovi i blokade

Kratak odgovor: FIFO (first in, first out) znači da prvo izlazi roba koja je prva ušla u magacin. FEFO (first expired, first out) znači da prvo izlazi roba kojoj rok trajanja najpre ističe. FIFO je dovoljan za robu bez roka ili kada lotovi stižu redom kojim su proizvedeni; FEFO je pravilo za hranu, lekove, kozmetiku i svaku robu čiji lotovi imaju različite rokove. U NG WMS-u pravilo izdavanja — FIFO, LIFO, FEFO ili redosled lokacija — podešava se po artiklu.

Šta znače FIFO, FEFO i LIFO?

Pravilo izdavanja odgovara na jedno pitanje: kada isti artikal stoji na više mesta, koja jedinica izlazi prva? Uobičajena su četiri odgovora:

• FIFO — prvi ušao, prvi izašao. Redosled određuje datum prijema.
• FEFO — prvi ističe, prvi izlazi. Redosled određuje rok trajanja lota.
• LIFO — poslednji ušao, prvi izašao. U fizičkom izdavanju je redak; koristi se tamo gde starost robe nije bitna, na primer kod rasutog materijala složenog na gomilu.
• Redosled lokacija — roba se uzima redom kojim su lokacije poređane za pikovanje, kada je put pikera važniji od starosti robe.

Važno je ne mešati dve stvari: FIFO kao pravilo fizičkog izdavanja u magacinu i FIFO kao metodu vrednovanja zaliha u knjigovodstvu. Ovaj tekst govori o prvom — koja paleta zaista silazi sa police. Vrednovanje zaliha ostaje u ERP-u, a dva pravila ne moraju da budu ista.

FIFO ili FEFO: kada koje pravilo?

Ključna rečenica: FIFO pretpostavlja da roba koja je ranije stigla i ranije ističe. To često važi, ali ne uvek. Ako dobavljač u ponedeljak isporuči lot sa rokom u decembru, a u sredu lot sa rokom u oktobru, FIFO će prvo poslati decembarski lot, a oktobarski ostaviti da stari. FEFO taj slučaj rešava, jer gleda rok, a ne datum prijema.

Šta sistem mora da zna da bi FEFO radio?

FEFO ne radi bez podataka. Sistem mora da zna rok za svaku jedinicu robe, a ne samo za artikal — zato se rok vezuje za lot i za red stanja na lokaciji. U NG WMS-u to izgleda ovako:

• Artikal nosi pravila: da li je lot obavezan, rok trajanja u danima, minimalni preostali rok na prijemu i na izdavanju i pravilo izdavanja.
• Prijem upisuje podatke: lot, serijski broj i rok upisuju se na stavci prijema, a uvoz naloga iz Excel-a prima i datum proizvodnje i status kvaliteta.
• Stanje ih čuva: red stanja nosi lokaciju, LPN, lot, serijski broj, rok i datum prijema — pa i FIFO i FEFO imaju po čemu da rade.
• Pravila mešanja na podoblasti mogu da zahtevaju da lokaciju deli samo isti lot, pa se lotovi ne mešaju na jednoj poziciji.

Rok koji nije upisan na prijemu ne postoji ni pri izdavanju. Zato je FEFO zapravo pitanje prijema — o tome više u tekstu Prijem robe u magacin. Pravila artikla i podoblasti podešavaju se u skladišnom modelu.

Šta je minimalni preostali rok?

Minimalni preostali rok je broj dana roka koji roba mora još da ima u određenom trenutku. Podešavaju se dva:

• na prijemu — da magacin ne primi robu koja će isteći pre nego što se proda;
• na izdavanju — da kupac ne dobije robu kojoj rok ističe za nekoliko dana, čak i kada je to najstariji lot.

Primer (izmišljen): artikal ima rok trajanja 180 dana, a minimalni preostali rok na izdavanju 30 dana. Lot kome je ostalo 20 dana jeste prvi po FEFO redosledu, ali ne ispunjava pravilo za izdavanje. Za njega treba doneti posebnu odluku — akcijska prodaja, interna potrošnja ili otpis — pre nego što istekne. U NG WMS-u se oba minimalna roka podešavaju po artiklu, pa pravilo živi u sistemu, a ne u glavi magacionera.

Kako se blokira roba sa problemom?

Pravilo izdavanja određuje redosled, ali ne sme da pošalje robu koja ne sme da izađe. Roba sa sumnjom na kvalitet, oštećenjem ili isteklim rokom mora da bude blokirana — i na polici i u sistemu.

U NG WMS-u blokada je dokument sa stavkama i razlogom iz šifarnika, a ne napomena. Status kvaliteta ima prioritet i oznaku da li je za nastavak potrebno puštanje. Status blokade i kvaliteta vidi se na svakom redu stanja, a blokirana roba i roba koja čeka odluku o kvalitetu ne nude se pri ručnoj rezervaciji, pa ne može greškom da ode kupcu. I odblokiranje se vodi kao dokument, sa razlogom. Više o tome na stranici Zalihe i dopuna.

Kako se pravilo izdavanja sprovodi pri pikovanju?

1. Pravilo na artiklu. Po artiklu se bira FIFO, LIFO, FEFO ili redosled lokacija; pravilo određuje redosled kojim roba izlazi.
2. Rezervacija. Kada nalog uđe u talas, roba se rezerviše, u celosti ili sa manjkom. Kada treba baš određeni lot — na primer zato što ga kupac traži — ručna rezervacija nudi lokacije i LPN-ove sa raspoloživom količinom, lotom i rokom, a ručni izbor ostaje zabeležen.
3. Isključena roba. Blokirana roba i roba na čekanju kvaliteta nisu u ponudi pri ručnoj rezervaciji.
4. Skeniranje. Piker potvrđuje lokaciju, kontejner i artikal skeniranjem umesto da prepisuje sa papira, a za otpremu magacin može da izabere vođeni režim, sa strogim redosledom.
5. Kontrola. Na kontrolno-pakerskoj stanici svaka stavka se još jednom skenira i potvrđuje pre nego što uđe u kutiju.

Kako se rezervacija i talas uklapaju u otpremu, opisano je na stranici Izlaz robe.

Kako pratiti robu kojoj ističe rok?

Pravilo izdavanja rešava redosled, ali ne i robu koja se ne prodaje: lot koji niko ne naručuje isteći će i uz savršen FEFO. Zato vredi redovno gledati šta ističe:

• Lager lista i pivot stanja po lotu, serijskom broju, roku i paleti pokazuju gde stoji roba sa kratkim rokom.
• NG Copilot na pitanje „Koja roba ističe u narednih 30 dana?“ daje listu po lokaciji i roku, sa dokumentima prijema.
• Ciljani popis po artiklu ili LPN-u potvrđuje da je roba zaista tamo gde sistem kaže.

Kada lot treba povući, sledljivost unapred i unazad daje spisak iz zapisa, a ne iz sećanja — detaljno u tekstu Sledljivost od ulaza do izlaza. Svi izveštaji su na stranici Izveštaji i sledljivost.

Najčešće greške sa FIFO i FEFO pravilom

• Rok se vodi samo na artiklu, a ne na lotu — pa sistem ne zna koja paleta ističe prva.
• Lotovi se mešaju na istoj lokaciji, pa piker uzme onaj koji mu je bliži ruci.
• Nova roba se slaže ispred stare pri dopuni pick lokacije.
• Blokada je napomena na papiru ili u Excel-u, a ne status u sistemu.
• Isto pravilo za sve artikle, iako šrafovima i jogurtu ne treba isti redosled.
• Ručni izbor bez traga — kada se od pravila odstupi, mora da se zna ko je izabrao koji lot i zašto.