Prijem robe u magacin: kontrola, odstupanja i uskladištenje

Kratak odgovor: prijem robe u magacin je postupak u kome se roba istovari, uporedi sa najavom, označi i evidentira pre nego što ode na lokaciju. Dobar prijem ima sedam koraka: najava, istovar, kontrola prema nalogu, rešavanje odstupanja, kontrola kvaliteta, označavanje i uskladištenje. U NG WMS-u najavljeno i primljeno stoje na istom nalogu, pa se manjak ili višak vidi dok je vozač još na rampi, a lot, serijski broj i rok upisuju se odmah, na stavci.

Zašto je prijem najvažnija tačka u magacinu?

Sve što magacin kasnije radi oslanja se na podatak nastao na prijemu. Ako se upiše pogrešna količina, popis će pokazati razliku za koju niko ne zna odakle potiče. Ako lot nije upisan, ne može da se pronađe kada stigne reklamacija. Ako je paleta ostavljena „privremeno, sa strane“, piker je neće naći.

Zato važi jednostavno pravilo: greška se najjeftinije ispravlja na rampi, dok su roba, vozač i dokumenti na jednom mestu.

Kako teče prijem robe, korak po korak?

1. Najava — dobavljač, proizvodnja ili ERP javlja šta stiže, pre dolaska robe.
2. Istovar i vizuelna provera — broj paleta i koleta, stanje ambalaže, plombe.
3. Kontrola prema nalogu — artikal, količina, lot, rok i serijski brojevi.
4. Odstupanja — manjak, višak, pogrešan artikal ili oštećenje, zabeleženi dok je vozač tu.
5. Kvalitet — roba koja čeka odluku odvaja se i ne sme da ode kupcu.
6. Označavanje — LPN ili EAN nalepnica, da bi svaka jedinica mogla da se skenira.
7. Uskladištenje — roba ide sa prijemne zone na lokaciju koja odgovara njenoj nameni.

1. Najava: znati šta stiže pre nego što stigne

Najava (u međunarodnoj praksi ASN, advance shipping notice) je spisak robe koju dobavljač šalje. Sa njom magacin unapred zna koliko mesta i ljudi treba i ima sa čim da uporedi isporuku. U NG WMS-u najava je nalog za prijem: unosi se ručno, uvozi iz Excel-a, kopira iz ranijeg naloga ili stiže iz ERP-a preko API-ja. Nalog nosi vlasnika robe, dobavljača, očekivani datum i prioritet, od niskog do hitnog, kao i podtip — od dobavljača, iz proizvodnje, ambalaža, rezervni delovi, interne lokacije, povrat iz proizvodnje ili roba za carinjenje.

Kod Excel uvoza redovi sa istim eksternim brojem naloga postaju jedan nalog, uz lot, datum proizvodnje, rok, status kvaliteta i serijske brojeve. Kada najave nema, roba se ipak prima: koristi se poseban tip naloga u kome se stavke unose direktno kao primljene, sa istim podacima o lotu, seriji i roku.

2. Istovar i vizuelna provera

Pre brojanja proverava se ono što se vidi: broj paleta i koleta prema pratećem dokumentu, stanje ambalaže, plombe i, za robu osetljivu na temperaturu, uslovi prevoza. Oštećenje koje se ne zabeleži pri istovaru kasnije je teško dokazati — i dobavljaču i prevozniku. Za robu pod carinskim nadzorom NG WMS na nalogu vodi magacinski i carinski broj, broj koleta i bruto masu, a uz stavku i zemlju porekla.

3. Kontrola prema nalogu

Ovde se primljeno poredi sa najavljenim: artikal, količina, lot, rok i serijski brojevi. Najveća zamka je potvrda „na veru“ — magacioner vidi najavljenu količinu i samo je prepiše. Bolja praksa je da se upisuje ono što je izbrojano, a razliku pokaže sistem. U NG WMS-u primljene količine se upisuju po stavci, sa lotom, serijskim brojem i rokom, a prijem ima i poseban pregled serijskih brojeva.

Pravila o roku ne treba da zavise od iskustva smene. Po artiklu se podešava da li je lot obavezan, kakav je format serijskog broja i koliki je najmanji preostali rok koji roba mora da ima na prijemu. Pravilo je zapisano na jednom mestu, umesto u glavi magacionera.

4. Odstupanja: manjak, višak, pogrešan artikal

U NG WMS-u zbirni pregled na nalogu prikazuje najavljenu i primljenu količinu po stavci, pa se manjak ili višak vidi pre zatvaranja naloga — dok je vozač još tu, a ne na prvom popisu, kada više niko ne zna odakle razlika potiče. Podešavanjem se može zabraniti prijem preko najavljene količine. Šta se sa razlikom dalje radi — reklamacija, dopunska isporuka ili prihvatanje — poslovna je odluka, ali se donosi na osnovu tačnog zapisa. Potvrđen prijem vraća se u ERP kao događaj preko webhook-a.

5. Kvalitet: roba na čekanju ne sme da ode kupcu

Roba sumnjivog kvaliteta, oštećena ili bez potrebne dokumentacije ne treba da stoji „malo sa strane“, nego jasno odvojena — fizički i u sistemu. U NG WMS-u status kvaliteta upisuje se na prijemu ili stiže iz Excel uvoza naloga, a roba se blokira dokumentom sa stavkama i razlogom iz šifarnika. Status kvaliteta nosi oznaku da li je za nastavak potrebno puštanje. Blokirana roba i roba koja čeka odluku o kvalitetu ne nude se pri ručnoj rezervaciji, a skladišni model ima i podoblast sa namenom karantin.

6. Označavanje

Roba bez barkoda ne može da se skenira, a ono što se ne skenira — prepisuje se. Zato se na prijemu lepi nalepnica: LPN na paletu ili kutiju, EAN na artikal koji ga nema. Iz naloga za prijem u NG WMS-u štampaju se dokument prijema, deklaracije — i za stavke koje su tek najavljene — i EAN nalepnice. LPN nalepnice za smenu mogu da se odštampaju unapred, kao opseg, pa se na rampi samo lepe i skeniraju. Razlika između barkoda, LPN-a i SSCC-a objašnjena je u tekstu Barkod, SSCC i LPN u magacinu, a šabloni na stranici Nalepnice.

7. Uskladištenje: sa rampe na pravu lokaciju

Roba koja ostane na prijemnoj zoni zauzima rampu i ne postoji za pikera. Prava lokacija zavisi od tri stvari: namene podoblasti (rezerva, pikovanje, karantin), pravila o tome šta sme da stoji zajedno i kapaciteta lokacije. U NG WMS-u skladišni model nosi sve tri: namenu podoblasti, pravila mešanja po artiklu, lotu, vlasniku, statusu blokade ili nalogu prijema i najveći broj jedinica rukovanja po lokaciji.

Izveštaji pokazuju robu koja još stoji na doku ili prijemnoj lokaciji, kao i svako odstupanje stvarne lokacije od predložene — sa razlogom, uređajem i korisnikom. NG Copilot ukazuje na robu koja predugo čeka odlaganje, pa ništa ne ostaje zaboravljeno na rampi.

Kako izgleda prijem u NG WMS-u, od naloga do zatvaranja?

Nalog za prijem prolazi kroz jasna stanja, a svako ima svoje dozvoljene radnje:

Nalog koji ne treba izvršiti otkazuje se, a ne briše, pa trag ostaje. Kancelarija priprema i overava nalog, a magacin prima robu uz skeniranje u skener aplikaciji. Ceo tok je opisan na stranici Ulaz robe.

Kontrolna lista za rampu

• Najava ili nalog za prijem postoji pre dolaska vozila.
• Broj paleta i koleta odgovara pratećem dokumentu; oštećenja su zabeležena pre potpisa.
• Upisuje se izbrojana količina, a ne prepisuje najavljena.
• Lot, rok i serijski brojevi upisani su za artikle za koje su obavezni.
• Preostali rok proveren je prema pravilu za artikal.
• Sumnjiva roba je odvojena i blokirana sa razlogom.
• Svaka paleta ili kutija ima čitljivu nalepnicu.
• Na kraju smene na prijemnoj zoni ne ostaje roba bez razloga.

Prijem je i početak sledljivosti: kako se lot prati dalje kroz magacin, opisano je u tekstu Sledljivost od ulaza do izlaza.